Întrebări frecvente

SIST conectează informațiile despre clienți, lucrări, documente, facturare și echipă. În loc să urmărești separat fiecare etapă, poți regăsi datele în contextul activității pentru care au fost introduse: clientul unei lucrări, documentele pregătite pentru acesta și facturile asociate.

Aplicația include și colaborări între firme, pontaj, cereri, evidențe salariale, sarcini și notificări. Consultă prezentarea modulelor și alege un proces concret pe care vrei să îl organizezi mai bine.

Modulul de lucrări poate organiza tipuri diferite de activități. O lucrare poate reprezenta un serviciu, o intervenție, o etapă contractuală sau un alt proces urmărit de firmă. Categoriile, câmpurile suplimentare, stadiile și documentele se configurează în funcție de informațiile de care are nevoie echipa.

Pentru a verifica potrivirea, pornește de la o activitate reală: ce date colectezi, cine lucrează la ea, ce documente pregătești și cum urmărești finalizarea. Astfel poți vedea ce configurare îți este utilă înainte să extinzi utilizarea.

Creează contul și pregătește un flux simplu, reprezentativ pentru activitatea ta. O ordine utilă de configurare este:

1. Completează firma, persoanele responsabile și informațiile necesare documentelor.
2. Adaugă colegii și stabilește drepturile fiecăruia.
3. Configurează o categorie de lucrări, câmpurile și etapele sale.
4. Introdu un client și testează o lucrare, documentele și facturarea asociată.

Găsești mai mult context în ghidul de pornire. Nu este necesar să configurezi toate procesele firmei în aceeași etapă.

Poți începe cu procesul care îți consumă cel mai mult timp: organizarea lucrărilor, documentele, facturarea sau evidența echipei. Funcțiile disponibile în aplicația ta depind de modulele active și de drepturile utilizatorului.

De exemplu, poți defini mai întâi o categorie de lucrări și documentele ei, apoi să legi facturile și să extinzi configurarea către pontaj sau sarcini. Folosește aceeași activitate de test pentru a vedea cum circulă informația între module.

Testează întregul traseu al unei activități, nu doar introducerea datelor. Verifică dacă un coleg poate regăsi clientul, completa lucrarea, genera documentele și urmări informațiile pentru care are responsabilitate.

• Câmpurile și etapele sunt potrivite activității firmei?
• Documentele folosesc datele așteptate?
• Fiecare rol vede și poate modifica informațiile necesare?
• Facturile și încasările pot fi urmărite în contextul lucrării?

Durata și condițiile perioadei de test sunt cele afișate în oferta curentă și în cont.

Da. SIST permite administrarea mai multor firme, fiecare cu propriile date de identificare, reprezentanți și conturi bancare. Evidențele de facturare, pontaj și salarii se consultă în contextul firmei selectate.

Rolurile pot limita accesul unui coleg la anumite firme sau operații. La configurare, verifică separat datele folosite pe documente și persoanele care au dreptul să lucreze pentru fiecare firmă. Detalii în modulul Firme, roluri și acces.

Utilizatorul care are permisiunile necesare poate adăuga membrii echipei și completa datele acestora. Accesul se stabilește prin roluri și prin restricțiile aplicabile firmelor sau categoriilor de lucrări.

Pornește de la responsabilitățile concrete: cine introduce lucrări, cine pregătește facturile și cine gestionează personalul. Verifică apoi accesul cu un cont reprezentativ pentru fiecare rol, inclusiv dacă utilizatorul poate doar consulta sau poate și modifica datele.

Da. Configurarea rolurilor include operațiile permise, iar restricțiile de acces pot delimita firmele din zona de contabilitate și categoriile de lucrări. Astfel, responsabilitățile pot fi împărțite între colegi fără a acorda tuturor același acces.

De exemplu, un coleg poate lucra cu facturile unei firme, în timp ce altul urmărește lucrările unei categorii. Verifică atât accesul la listă, cât și acțiunile disponibile în fișa înregistrării: vizualizare, creare, modificare sau ștergere.

Vizibilitatea depinde de modulele active, rolul utilizatorului și restricțiile pe firme sau categorii. O acțiune poate depinde și de starea înregistrării: de exemplu, un document deja semnat sau o colaborare deja procesată are alte operații disponibile.

Verifică mai întâi că ai selectat firma sau categoria corectă. Dacă informația tot nu apare, cere persoanei care administrează accesul să verifice rolul și permisiunile contului tău, menționând pagina și operația de care ai nevoie.

Aplicația are zone individuale pentru informații precum pontajul, cererile și salariile, iar sarcinile sunt repartizate persoanelor responsabile. Ce poate consulta sau modifica un angajat depinde de tipul contului și de permisiunile acordate.

La pornire, verifică un cont de angajat separat de contul administratorului. Acest lucru te ajută să confirmi că persoana vede informațiile care o privesc și că operațiile administrative rămân la colegii responsabili.

Poți gestiona clienți persoane fizice și firme, cu datele de identificare, contact și adresă necesare activității. Fișa clientului oferă context pentru lucrările și documentele comerciale asociate, în limitele accesului utilizatorului.

Completează cu atenție datele care vor fi folosite la facturare și în documente. Când revii la același beneficiar, caută înregistrarea existentă înainte de a crea una nouă. Vezi și modulul Clienți și relații comerciale.

Caută clientul în evidența existentă înainte să îl adaugi din nou. Aplicația are căutare pentru clienți și verificări pentru identificatorul CNP/CIF, care ajută la identificarea unei înregistrări deja introduse.

Dacă găsești clientul, verifică și actualizează datele de contact în înregistrarea lui, în loc să creezi o fișă nouă pentru fiecare lucrare. Această practică păstrează mai ușor de urmărit relația dintre beneficiar, activități și facturare.

Lucrarea este fișa în care urmărești o activitate a firmei. Poți lega beneficiarul, firma, reprezentantul, locația, colectivul și observațiile, împreună cu informațiile specifice categoriei din care face parte.

În contextul aceleiași lucrări poți regăsi progresul, documentele și componentele financiare asociate. Alege o categorie care descrie procesul urmărit, astfel încât fișele de același tip să folosească aceleași reguli. Mai multe exemple sunt în pagina Lucrări și activități.

Da. Categoriile permit organizarea unor procese diferite în aceeași aplicație. Poți defini câmpuri personalizate, stadii și pași de progres, șabloane de documente, tipuri de documente și formule relevante pentru categoria respectivă.

De exemplu, intervențiile punctuale pot avea alte date și etape decât activitățile contractuale. Începe cu informațiile pe care echipa le folosește efectiv și verifică o lucrare de test după fiecare schimbare importantă a configurării.

Lucrările sunt organizate pe categorii și pot fi căutate sau filtrate prin criteriile disponibile în listă. Stadiile și pașii de progres ajută echipa să urmărească unde se află fiecare activitate în fluxul configurat.

Pentru lucrările cu date de amplasare completate există și vizualizare pe hartă. Folosește etape consecvente și actualizează progresul pe parcurs, astfel încât lista să reflecte situația activităților, nu doar momentul în care au fost înregistrate.

Fișa și zona financiară a lucrărilor permit urmărirea încasărilor, cheltuielilor și diferenței dintre ele. Facturile și proformele asociate pot fi regăsite în contextul lucrării pentru care au fost pregătite.

Pentru o imagine utilă, asociază documentele lucrării corecte și actualizează plățile pe măsură ce sunt înregistrate. Situația afișată se bazează pe informațiile introduse în aplicație și pe accesul utilizatorului la evidențele respective.

Șabloanele de documente se configurează în contextul categoriei de lucrări. Pregătești structura și textul modelului, apoi folosești câmpurile și tagurile disponibile pentru date precum clientul, firma sau informațiile lucrării.

Testează șablonul cu o lucrare completată înainte de a-l folosi în activitatea curentă. Verifică atât datele înlocuite, cât și forma documentului PDF. Modulul Documente și șabloane prezintă componentele acestui flux.

Tagurile aduc în document datele din contextul lucrării, iar câmpurile personalizate acoperă informațiile specifice activității tale. Sunt disponibile și taguri de imagine, în funcție de configurarea șablonului.

Formulele permit calcularea unor valori pornind de la datele introduse. Verifică rezultatul cu exemple cunoscute înainte de utilizare, mai ales când valoarea este preluată ulterior într-un document. O configurare corectă reduce completările repetitive, dar are nevoie de date de intrare complete.

Da. Documentele pregătite din șabloanele categoriei rămân asociate lucrării și pot fi generate în format PDF. Astfel, revii la fișa activității pentru a regăsi documentele și informațiile din care au fost construite.

Înainte de a transmite un PDF, verifică datele beneficiarului, firma, valorile și câmpurile specifice lucrării. Dacă modifici modelul de document, testează din nou generarea pentru a confirma că rezultatul corespunde modului tău de lucru.

Din fișa lucrării poți trimite documente prin e-mail folosind un link de acces pentru client. Fluxul păstrează istoricul trimiterilor, astfel încât să poți verifica ce ai transmis și către cine.

Linkurile pot fi revocate prin acțiunea dedicată. Verifică adresa destinatarului și documentele selectate înainte de trimitere, iar dacă accesul nu mai trebuie să fie disponibil, revocă linkul din contextul lucrării.

Pentru documentele la care este cerută semnarea, aplicația poate salva o semnătură desenată sau poate marca semnarea fizică. În fluxul de acces al clientului, documentele eligibile pot fi consultate și semnate prin pagina dedicată.

Aceste opțiuni permit urmărirea operațională a semnării în fișa documentului. Configurează cerința de semnare în șablon și verifică starea documentului înainte de a-l considera încheiat în procesul intern al firmei.

Dintr-o lucrare poți pregăti o solicitare de colaborare către o firmă din platformă. Destinatarul verifică informațiile și poate accepta sau refuza, iar expeditorul urmărește răspunsul și acțiunile disponibile.

Pentru acceptare, destinatarul alege categoria, verifică datele preluate și completează propria lucrare. Salvarea acesteia finalizează acceptarea. Fiecare firmă își organizează apoi propriul flux. Listele separate de colaborări trimise și primite te ajută să urmărești relația cu partenerii; vezi Colaborări între firme.

Zona de facturare include facturi, proforme și avize, organizate pe firme. Proformele și avizele pot fi transformate în facturi prin fluxurile disponibile, iar documentele pot fi asociate clienților și lucrărilor relevante.

Seriile, produsele sau serviciile și cotele TVA se pregătesc în contextul firmei emitente. Folosește documentul potrivit etapei comerciale și verifică datele înainte de emitere. Detalii în modulul Facturare și încasări.

Pregătește datele firmei emitente, reprezentanții și conturile bancare, seriile de documente, produsele sau serviciile și cotele TVA utilizate. Verifică și datele clientului, moneda și cursul folosit pentru document.

Dacă factura trebuie legată de o lucrare, selectează contextul corect. Este util să verifici previzualizarea documentului și totalurile înainte de emitere. Pentru transmiterea prin e-Factura este necesară separat autorizarea firmei în integrarea ANAF.

Da. Aplicația are acțiuni dedicate pentru transformarea proformelor și avizelor în facturi. Astfel, documentul comercial poate continua fluxul pornind de la informațiile deja pregătite.

La transformare, verifică seria, data, clientul, pozițiile și totalurile documentului rezultat. Confirmă și legăturile cu firma sau lucrarea, astfel încât documentul nou să poată fi urmărit în evidența potrivită.

Plățile se înregistrează în aplicație și pot fi urmărite în raport cu valoarea facturii. Dacă o factură este achitată în mai multe tranșe, actualizează evidența pe măsură ce încasările sunt primite, pentru a urmări sumele încasate și soldul rămas.

Registrul de casă și jurnalul de bancă completează evidențele disponibile pe firmă și monedă. Verifică asocierea plății cu documentul corect și data înregistrării, în special când lucrezi simultan cu mai multe firme.

Da. Modulul de abonamente comerciale permite configurarea unor documente recurente, a perioadelor de facturare și a informațiilor folosite la generare. Procesarea periodică utilizează această configurare.

Verifică firma, clientul, pozițiile și perioada pentru fiecare abonament, apoi urmărește documentele generate. Aceste abonamente sunt cele pe care le facturezi propriilor clienți; abonamentul pentru utilizarea platformei SIST se consultă separat în contul tău.

Documentele comerciale au opțiuni de generare PDF sau XML, transmitere prin e-mail și export de arhive, în funcție de tipul documentului și de acțiunile disponibile. Acestea te ajută să pregătești documentele necesare clienților sau verificărilor interne.

Înainte de export, selectează firma și documentele potrivite. Pentru e-Factura și documentele din SPV există și fluxurile dedicate de descărcare; păstrează separat contextul documentului emis și informațiile despre transmiterea lui.

Conectarea se face prin fluxul de autorizare ANAF pentru firma selectată. Integrarea poate fi folosită de utilizatorii care au drepturile necesare și depinde de existența unei autorizări valide.

Verifică mai întâi datele firmei și accesul contului din care lucrezi. După autorizare, revino în zona e-Factura a firmei și verifică operațiile disponibile. Consultă și prezentarea modulului e-Factura și SPV.

Urmărește informațiile de procesare și răspunsul primit pentru document. Emiterea facturii în aplicație și procesarea prin serviciul e-Factura sunt etape distincte, de aceea este util să verifici rezultatul transmiterii în contextul documentului.

Dacă este afișată o eroare, citește mesajul și verifică datele indicate: firma, clientul, pozițiile sau alte informații din document. După clarificare, folosește acțiunile disponibile pentru situația respectivă.

Da. Integrarea include o listă de facturi din SPV și pagini de detaliu pentru documentele preluate. Informațiile sunt consultate în contextul firmei pentru care a fost realizată conectarea.

Poți folosi opțiunile de descărcare și export PDF sau XML disponibile în modul. Verifică firma selectată și identificatorii documentului când cauți o factură, mai ales dacă administrezi mai multe firme în aceeași aplicație.

Verifică autorizarea firmei, permisiunile contului și mesajul afișat de integrare. Accesul la modul și la firma respectivă trebuie să fie permis, iar operația poate depinde de document și de rezultatul procesării lui.

Dacă problema persistă, transmite echipei de suport firma și documentul afectat, momentul operației și mesajul de eroare, fără parole sau date de autentificare. Aceste informații ajută la identificarea etapei în care s-a oprit fluxul.

Modulul de pontaj permite înregistrarea timpului în contextul firmei, inclusiv prin acțiunile de pornire și oprire disponibile angajatului. Evidențele pot fi consultate individual sau de persoanele care au drept de administrare.

Configurează firmele și accesul echipei înainte de utilizare, apoi verifică un exemplu de zi de lucru. Înregistrările corecte și consecvente sunt baza rapoartelor ulterioare. Mai multe detalii sunt în modulul Pontaj și concedii.

Da. Aplicația are cereri de pontaj și concediu, cu acțiuni de aprobare, respingere sau anulare, în funcție de rol și de starea solicitării. Sunt disponibile și evidențe pentru sărbătorile legale și configurarea pontajului.

Stabilește cine introduce și cine aprobă cererile în firmă. Angajatul și persoana responsabilă pot urmări solicitarea prin zonele la care au acces, iar documentele cererii au opțiunile disponibile în fluxul dedicat.

Zona de pontaj include vizualizări de raport și calendar, atât pentru utilizator, cât și în contextul firmei. Sunt disponibile documente PDF pentru registrul de pontaj și situația concediilor.

Alege firma și perioada potrivite și verifică înregistrările înainte de a folosi raportul. Rezultatul reflectă datele introduse și cererile gestionate în aplicație, în limitele accesului acordat contului tău.

Modulul permite evidența salariilor angajaților pe firme și consultarea informațiilor individuale, în funcție de drepturi. Componentele salariale legate de lucrări pot fi gestionate în fluxurile dedicate, folosind configurările și formulele aplicabile.

Verifică datele angajatului, firma și configurarea înainte de a utiliza aceste evidențe. Prezentarea Angajați și salarii explică legătura cu informațiile echipei și cu activitatea urmărită în SIST.

Poți crea sarcini pentru colegii responsabili și urmări evoluția lor prin stadiile disponibile. Vizualizarea sarcinilor pe coloane ajută echipa să observe ce este în lucru și ce a fost finalizat.

Notificările semnalează evenimentele urmărite de aplicație și pot fi consultate sau marcate prin acțiunile disponibile. Folosește descrieri clare și actualizează starea sarcinii când activitatea avansează. Vezi Sarcini și notificări.

Oferta curentă este afișată în pagina Prețuri și facturare și la înregistrare. Acolo poți vedea componenta de abonament, tariful pentru lucrările create și condițiile perioadei de test, dacă aceasta este inclusă în plan.

După crearea contului, consultă informațiile planului și ale abonamentului aplicabile contului tău. Verifică ce este gratuit în perioada de test și ce tarife se aplică după încheierea acesteia, înainte de a continua cu un serviciu cu plată.

Oferta publică prezintă separat abonamentul lunar pe aplicație și tariful pentru fiecare lucrare creată în perioada facturată. Prețurile, tratamentul TVA și condițiile sunt cele afișate în oferta aplicabilă și în informațiile abonamentului tău.

Consultă ambele componente când estimezi costul pentru echipa ta. Dacă ai nevoie de clarificări pentru un anumit volum de activitate sau pentru un plan existent, trimite-ne o solicitare înainte de a lua o decizie.

Facturarea și plata serviciului SIST se fac în RON. Dacă tarifele planului sunt exprimate în altă monedă, conversia folosește cursul BNR utilizat la emiterea facturii, conform informațiilor afișate în ofertă.

Cursul, TVA și suma finală în RON sunt înscrise pe factură, înainte de plată. Pentru abonamentul tău, verifică documentul emis și informațiile din cont, nu doar o estimare făcută pornind de la tariful afișat.

Înregistrarea contului nu autorizează debitarea automată a unui card. Ea îți permite să accesezi fluxul de pornire și informațiile planului aplicabil, inclusiv condițiile perioadei de test.

Consultă termenii și condițiile, informațiile din cont și documentele de plată înainte de contractarea sau continuarea unui serviciu cu plată. Informațiile despre activare și încheierea abonamentului sunt disponibile și în pagina Anulare și rambursare.

Folosește formularul de contact și descrie pe scurt procesul sau problema. Pentru configurare, este util un exemplu de lucrare, etapele ei și documentele pe care le folosești. Pentru o eroare, menționează pagina, operația, momentul și mesajul afișat.

Poți adăuga o captură în discuția de suport atunci când este necesară, protejând informațiile care nu au legătură cu solicitarea. Nu trimite parole, coduri de autentificare sau alte credențiale. Cu un exemplu concret putem identifica mai ușor configurarea sau etapa care trebuie verificată.