Un proces reprezentativ
Alege o activitate care apare frecvent: un serviciu, o intervenție sau o lucrare contractuală. Notează ce date se colectează, prin ce etape trece și când este considerată finalizată.
Cum începi cu SIST
Un ghid practic, de la crearea contului la primul flux complet verificat împreună cu echipa.
Cel mai util început este un flux pe care firma ta îl cunoaște deja: un client, o lucrare, documentele folosite și colegii implicați. Configurează acest exemplu, verifică-l de la un capăt la altul și extinde apoi ce funcționează la restul activității.
Ghidul de mai jos îți arată ce să pregătești, în ce ordine poți configura aplicația și ce merită verificat înainte de utilizarea zilnică. Modulele și acțiunile disponibile depind de configurarea contului și de drepturile utilizatorului.
Pregătește punctul de plecare
Nu este nevoie să definești din prima toate procesele firmei. Adună informațiile necesare pentru un exemplu pe care îl poți parcurge împreună cu echipa.
Datele și documentele de lucru
Pregătește datele firmei, un exemplu de beneficiar și modelele de documente pe care le folosești. Verifică ce informații trebuie completate pentru a pregăti contractul sau factura.
Persoanele responsabile
Stabilește cine introduce lucrările, cine pregătește documentele, cine facturează și cine administrează echipa. Aceste responsabilități vor ghida rolurile și regulile de acces.
De la cont la primul flux complet
Parcurge etapele în ordinea de mai jos și verifică rezultatul înainte să adaugi complexitate. Poți reveni asupra configurării pe măsură ce clarifici cerințele echipei.
-
Creează contul și verifică planul
Urmează pașii din pagina de înregistrare și consultă condițiile planului afișat. Dacă este necesară confirmarea adresei de e-mail, parcurge instrucțiunile primite pentru activarea contului.
Verifică oferta curentă, durata perioadei de test și ce se aplică după încheierea ei. Înregistrarea nu autorizează debitarea automată a unui card.
-
Completează firma și informațiile ei
Introdu datele de identificare, adresa, reprezentanții și conturile bancare folosite în documente. Dacă gestionezi mai multe firme, verifică separat informațiile fiecăreia.
O configurare atentă în această etapă te ajută să pregătești corect documentele lucrărilor și documentele comerciale. Consultă prezentarea firmelor și a accesului pentru context.
-
Adaugă colegii și stabilește rolurile
Creează conturile persoanelor implicate și acordă-le operațiile necesare responsabilităților lor. Verifică restricțiile pe firme și categorii, astfel încât fiecare coleg să poată lucra în zona potrivită.
Testează și din perspectiva unui coleg, nu doar din contul care administrează aplicația. Confirmă ce poate consulta, crea sau modifica fiecare rol înainte de utilizarea curentă.
-
Configurează categoria de lucrări
Definește o categorie pentru activitatea aleasă. Adaugă câmpurile personalizate, stadiile și pașii de progres de care are nevoie echipa. Stabilește ce informații trebuie urmărite consecvent pentru lucrările de același tip.
Începe cu datele care au o utilizare clară în proces. Modulul de lucrări prezintă legătura dintre categorie, fișa activității și informațiile asociate.
-
Introdu un client și o lucrare de test
Caută beneficiarul în evidența de clienți și folosește înregistrarea existentă sau creează una nouă. Completează lucrarea cu firma, reprezentantul, locația, colectivul și datele specifice categoriei.
Parcurge stadiile împreună cu colegii implicați. Verifică dacă informațiile sunt ușor de completat și dacă se regăsesc în contextul clientului și al lucrării.
-
Pregătește și verifică documentele
Configurează șabloanele categoriei, folosind câmpurile, tagurile și formulele relevante. Generează un document din lucrarea de test și verifică datele înlocuite, valorile și forma PDF-ului.
Parcurge și transmiterea documentelor către beneficiar, dacă acest flux este folosit de firmă. Verifică destinatarul, documentele selectate și evidența semnării. Vezi documentele și șabloanele.
-
Configurează facturarea și integrarea e-Factura
Pregătește seriile de documente, produsele sau serviciile și cotele TVA folosite de firma emitentă. Verifică legătura dintre factura pregătită, client și lucrarea pentru care este emisă.
Dacă utilizezi integrarea e-Factura, parcurge separat autorizarea firmei și verifică informațiile de procesare ale documentelor transmise. Consultă facturarea și integrarea cu SPV.
-
Validează fluxul împreună cu echipa
Revino asupra exemplului de la primul pas: client, lucrare, progres, documente, facturare și încasări. Confirmă că fiecare persoană își poate îndeplini partea de activitate cu accesul primit.
Notează ce trebuie ajustat și testează din nou după modificări. Folosește configurarea validată ca punct de plecare pentru lucrările similare și pentru următoarele categorii.
Verifică fluxul înainte să-l extinzi
Înainte să introduci un volum mai mare de activitate, confirmă rezultatele pentru exemplul testat:
- Datele firmei și ale beneficiarului apar corect în documente.
- Câmpurile necesare echipei sunt disponibile în lucrare.
- Stadiile descriu evoluția reală a activității.
- Documentele PDF conțin informațiile și valorile așteptate.
- Facturile sunt asociate firmei, clientului și lucrării potrivite.
- Rolurile permit operațiile necesare fiecărei persoane.
- Colegii știu unde completează datele și unde urmăresc rezultatul.
Dacă un punct nu este clar, ajustează configurarea și reia exemplul. Este mai ușor să clarifici o regulă pe un flux de test decât după introducerea multor lucrări.
Extinde utilizarea în ritmul echipei
După ce primul proces este clar, poți conecta și celelalte activități, în funcție de modulele active și de nevoile firmei.
Pontaj, cereri și evidențe salariale
Verifică firmele, angajații și accesul înainte de folosirea pontajului. Parcurge o înregistrare de timp, o cerere și un raport, apoi verifică zonele individuale și responsabilitățile administrative.
Sarcini și responsabilități zilnice
Repartizează sarcini persoanelor responsabile și urmărește-le prin stadiile disponibile. Folosește descrieri clare și stabilește cum actualizează echipa progresul, pentru ca evidența să rămână utilă.
Colaborări cu alte firme
Dacă lucrezi cu parteneri care folosesc SIST, testează o solicitare de colaborare. Verifică informațiile trimise și preluarea lor de către destinatar în categoria aleasă. Salvarea lucrării acestuia finalizează acceptarea solicitării.
Obiceiuri utile de la început
Folosește date consecvente
Caută clientul înainte de a-l introduce din nou și verifică firma și categoria selectate. Datele complete și consecvente ajută echipa să regăsească lucrările și să pregătească documentele corect.
Testează după schimbări importante
Când modifici șabloane, formule, câmpuri sau drepturi, verifică rezultatul cu un exemplu cunoscut. Confirmă atât ceea ce vede colegul în aplicație, cât și documentul generat.
Stabilește cine actualizează informațiile
Clarifică cine completează progresul, cine verifică documentele și cine înregistrează plățile. Configurarea este mai utilă când echipa folosește aceleași reguli în activitatea zilnică.
Ai nevoie să clarifici un proces?
Descrie-ne o activitate reprezentativă, persoanele implicate și rezultatul pe care vrei să îl urmărești. Dacă ai întâmpinat un blocaj, menționează pagina, operația și mesajul afișat.
Poți începe cu întrebările frecvente, poți consulta prezentarea modulelor sau poți folosi formularul de contact pentru o discuție pornind de la exemplul tău.
Pregătește primul tău flux în SIST
Pornește de la o activitate reală și testează configurarea împreună cu echipa.